Consulta
Registro de acceso a una ficha cuando el flujo lo contempla.
Historial y control
Trazabilidad documental para empresas, contratistas y faenas
La trazabilidad permite reconstruir qué información fue consultada o actualizada, por quién y en qué momento, de acuerdo con los registros disponibles y la configuración definida para la plataforma.
01Contexto
Saber cuál es el documento actual no siempre explica cómo se llegó a ese estado.
Cuando la información cambia entre distintas áreas, una revisión posterior necesita contexto: qué ficha se abrió, qué documento se actualizó y qué usuario realizó la acción. Sin ese historial, la empresa depende de correos o memoria individual.
TapBox organiza el registro alrededor de fichas y usuarios para aportar una secuencia más clara de las actividades contempladas por la plataforma.
Actualización
Contexto de modificaciones realizadas sobre información o documentos.
Reasignación
Historial asociado al cambio de una tarjeta NFC vinculada.
Intentos restringidos
Señales de acceso no autorizado cuando estén implementadas en la configuración.
02Auditoría operativa
La trazabilidad ayuda a revisar procesos, no reemplaza una auditoría formal.
Un historial digital facilita investigaciones internas, revisión de responsabilidades y mejora de procesos. Sin embargo, su valor depende de que los usuarios estén correctamente identificados, los permisos sean coherentes y la retención de registros esté definida.
Las condiciones de conservación, exportación y disponibilidad histórica deben formalizarse en la propuesta técnica.
- Usuarios identificados
- Roles coherentes con la responsabilidad
- Registro de fecha y hora
- Política de retención definida
- Procedimiento para revisar incidentes
03Buenas prácticas
Diseña la trazabilidad antes de necesitar investigar un problema.
- 01
Define eventos relevantes
Determina qué consultas o cambios deben quedar registrados.
- 02
Identifica usuarios
Evita cuentas compartidas cuando la operación necesita atribución individual.
- 03
Establece retención
Acordar cuánto tiempo se conservará el historial y quién puede revisarlo.
- 04
Revisa periódicamente
Utiliza los registros para detectar mejoras, no solo después de una incidencia.
04Transparencia técnica
Los alcances de registro deben quedar escritos en la propuesta.
No todas las plataformas registran los mismos eventos ni conservan la información durante el mismo periodo. Antes de implementar, TapBox y el cliente deben acordar qué queda registrado, quién lo consulta y cómo se entrega si se requiere una revisión.
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Ver páginaPreguntas frecuentes
Respuestas antes de evaluar TapBox.
¿Qué información puede incluir un registro de trazabilidad?
Según la configuración, puede asociar la ficha consultada, el usuario o rol y la fecha u hora del evento.
¿TapBox reemplaza una auditoría legal o certificada?
No. El historial puede apoyar revisiones internas, pero cualquier requisito legal, normativo o de certificación debe evaluarse por separado.
¿Cuánto tiempo se conservan los registros?
Pendiente de confirmar en la propuesta técnica. La retención debe definirse según las necesidades y obligaciones del cliente.
¿Se puede exportar el historial?
Pendiente de confirmar según el alcance técnico contratado.
¿Conviene usar cuentas compartidas?
Cuando se necesita atribuir acciones a una persona, las cuentas compartidas reducen la calidad de la trazabilidad y deberían evitarse.
Demostración
Revisemos tu operación documental.
Cuéntanos qué documentos, trabajadores, contratistas, equipos o faenas necesitas controlar. La demostración se prepara con un caso cercano a tu flujo real.
- Atención directa del equipo TapBox
- Implementación adaptable a cada operación
- Equipo chileno, con cobertura en todo el país